Kako organizirati nezaboravan događaj

‍

Organizacija događaja u teoriji zvuči jednostavno – ako znate što želite, trebali biste znati i kako to postići. A kada je zadatak uzbudljiv, što bi moglo poći po zlu? Ništa – ili možda sve!

‍

Svi smo barem jednom organizirali događaj – rođendan, okupljanje ili proslavu. Međutim, čak i kod manjih, osobnih događaja često osjećamo stres jer želimo da sve ide prema planu.

‍

Izazovi velikih događaja

Sada zamislite organizaciju događaja za više od 100 ljudi! Pritisak i odgovornost su ogromni. Upravo zato postoje brojne event agencije koje preuzimaju taj zadatak – prepustite posao profesionalcima i uživajte u savršeno organiziranom događaju.

‍

Proces organizacije događaja

Organizacija događaja može se podijeliti u četiri faze: priprema događaja, aktivnosti dan prije događaja, aktivnosti tijekom događaja i završne aktivnosti nakon događaja.

‍

Priprema događaja

Vrijeme početka priprema ovisi o vrsti i veličini događaja.

‍

Manji događaji (radionice, treninzi do 50 osoba) zahtijevaju nekoliko tjedana priprema, dok veći događaji (konferencije, sajmovi, forumi za 100 do 1000+ sudionika) zahtijevaju nekoliko mjeseci planiranja. Bez obzira na veličinu događaja, priprema uključuje definiranje teme i koncepta događaja, kreiranje vizualnog identiteta, određivanje datuma i lokacije, planiranje programa i agende, kontaktiranje sudionika i govornika, izradu i slanje pozivnica, organizaciju smještaja (ako je potrebno), tisak materijala prema konceptu događaja, osiguravanje tehničke podrške, angažiranje osoblja (moderatori, hostese), planiranje cateringa, pripremu poklona za goste, rezervaciju fotografa i snimatelja te kompletnu logistiku. Sve ovo potrebno je uskladiti unutar zadanog budžeta.

‍

‍

Dan prije događaja

Dan prije događaja služi kao generalna proba. Sve zadatke treba dovršiti kao da se događaj održava tog dana. To uključuje pripremu prostora, tehničke i akustične probe, provjeru tiskanih materijala, cateringa i poklona te završne dogovore s moderatorima i govornicima.

‍

Tijekom događaja

Na dan događaja važno je dočekati goste i osigurati da sve teče prema planu. Organizirati tim s jasno definiranim zadacima za svakog člana. Očekujte neočekivano: nepredviđene situacije uvijek se mogu dogoditi. Fleksibilnost i brze reakcije ključni su, posebno ako imate tim profesionalaca uz sebe.

‍

Nakon događaja

Nakon događaja vrijeme je za opuštanje, ali postoje važne završne aktivnosti. Potrebno je poslati zahvalnice sudionicima, izraditi izvještaje ili priopćenja za medije te analizirati događaj kako biste identificirali što je moglo biti bolje. Ova evaluacija pomoći će vam da budući događaji budu još uspješniji.

‍

‍

Smartpoint Adria – Vaša event agencija

‍

Bez obzira na to radi li se o team buildingu, konferencijama, proslavama ili promocijama, naš event tim spreman je preuzeti svaki izazov s inovacijama i preciznošću.

‍

Naše usluge uključuju savjetovanje i razvoj koncepta, financijsko planiranje i izradu budžeta, odabir optimalne lokacije, tehničku podršku, angažiranje moderatora i hostesa, organizaciju pozivnica i smještaja, pripremu poklona i materijala, planiranje cateringa, PR i medijsku podršku, foto i video dokumentaciju te kompletnu logistiku.

‍

Kontaktirajte nas – veselimo se suradnji i stvaranju nezaboravnog događaja!